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如何处理职工档案转移纠纷

来源:工人日报 作者:王 辉 日期:2007-04-18 访问次数: 字号:[ ]

    在相当长的时间里,档案一直是劳动者与企业具有劳动关系的重要标志。当时,档案关系随用工指标转入用人单位,档案与劳动关系不可分离。因此,企业和劳动者都十分重视档案。
    1995年1月1日,《劳动法》实施以后,职工档案不再是确定劳动者与企业是否具有劳动关系的重要标志,档案与劳动关系分离的现象越来越普遍,例如档案可以保留在人才交流中心或者职业介绍所,劳动者转换工作单位也无须将档案转至单位。于是,无论企业或者劳动者,对于职工档案的重视程度在逐年减弱,造成职工因个人档案迟延转移或遗失的案件逐年增多。据有关部门不完全统计,仅在全国人才服务机构中,就有近60万份个人档案被遗弃,成为死档。由此,也产生了大量的关于劳动者档案的纠纷。如何处理有关劳动者档案的纠纷就成为一个现实问题。由于涉及此问题的相关法律法规不健全,在处理这一问题时,产生了不同的看法和做法。我们特别邀请了北京市西城区法院民事审判二庭的王辉法官,对与职工档案转移相关的法律问题进行介绍和探讨,以期得到读者和相关部门对这个问题的重视和进一步的研究。——编者
   
    职工档案具有重要意义
   
    在我国,每个成年人都有一份个人档案,它会陪伴你一生,具有重要的意义。职工档案是劳动者自然状况和劳动经历的历史记录,同时也是确定劳动者工龄和社会保险等问题的依据。
    《企业职工档案管理工作规定》第二条规定:“企业职工档案是企业劳动、组织等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。”

    企业职工档案和职工个人劳动权益密切相关,是劳动关系运行中不可缺少的组成部分,特别是职工档案中的岗位技能考核、劳动合同、工资、社会保险等材料,对职工重新就业时的劳动权益有直接影响。许多用人单位与劳动者签订劳动合同后,一方面要通过试用期对劳动者进行考察,更重要的是通过查阅档案来全面地、历史地了解劳动者。如果用人单位得不到劳动者的档案,就难以对劳动者进行全面审查,这将影响对劳动者的使用,进而影响劳动者的自身利益。

    我国《档案法》第三条规定:一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利,同样,企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲,应关注个人档案的保管情况,在出现丢失等问题时应采取正当手段解决问题。
   
    职工档案转移纠纷是否属劳动争议受案范围
   
    劳动者与用人单位解除劳动合同后,劳动者所在单位应在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动组织人事部门。这是用人单位应当履行的法定义务,是职工终止劳动关系时应获得的劳动权利。如果用人单位与劳动者终止劳动关系时,不按规定传递职工档案,则属于对职工劳动权利的侵害,亦属于不履行法定义务的行为。

    目前,涉及档案纠纷问题的相关法律、法规、司法解释极不完善,致使各法院对于职工档案迟延转移以及档案遗失纠纷的处理出现了分歧,理论界对此类问题也存在着不同的看法。笔者认为有必要从各个层面对职工档案转移纠纷进行探讨。

    《劳动法》第一条规定:“为了保护劳动者的合法权益,调整劳动关系,建立和维护适应社会主义市场经济的劳动制度,促进经济发展和社会进步,根据宪法,制定本法。”这是对于立法宗旨和立法根据的规定。

    可以看出,《劳动法》的立法宗旨包括以下方面:保护劳动者的合法权益;调整劳动关系;建立和维护适应社会主义市场经济的劳动制度;促进经济发展和社会进步。

    《劳动法》第二条规定:“在中华人民共和国境内的企业、个体经济组织(以下统称用人单位)和与之形成劳动关系的劳动者,适用本法。国家机关、事业组织、社会团体和与之建立劳动合同关系的劳动者,依照本法执行。”本条是关于《劳动法》适用范围的规定,即该法对哪些人、哪些地域适用的问题。可以看出,《劳动法》调整劳动者与用人单位之间因履行劳动合同而产生的各种纠纷。转档争议一般发生在劳动者与用人单位解除或终止劳动合同以后,用人单位应在一个月内及时将职工档案转移。不应因劳动关系的终止和解除而免除用人单位及时转档的义务,用人单位的转档义务应视为劳动合同的重要内容之一,应受《劳动法》的调整,这与《劳动法》立法宗旨一致,同时也符合该法适用范围的规定。

    《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》第五条规定,劳动者与用人单位解除或者终止劳动关系后,请求用人单位返还其收取的劳动合同定金、保证金、抵押金、抵押物产生的争议,或者办理劳动者的人事档案、社会保险关系等移转手续产生的争议,经劳动争议仲裁委员会仲裁后,当事人依法起诉的,人民法院应予受理。因此,档案转移纠纷应按劳动争议案件受理。
   
    档案迟延转移、丢失容易产生侵权
   
    侵权行为是指故意或者过失不法侵犯他人之权利的行为。我国《民法通则》第106条规定:“公民、法人由于过错侵害国家的、集体的财产,侵害他人财产、人身的,应当承担民事责任。”

    侵权行为的基本特征是侵权行为是侵害他人人身权、财产权以及法律保护的利益的行为。具体说来,有以下特点:首先,侵权行为是一种行为,包括作为和不作为;其次,侵权行为侵害的对象不限于民事权利,对于法律保护的利益,法律都要给予救济;最后,必须要造成实际的损害或者存在实际损害发生的危险。一般情况下行为人主观上是有过错的。行为人的过错包括故意或者过失两种类型。

    不论是档案迟延转移还是档案丢失等问题,均符合民法理论上侵权行为的构成要件,因此对于职工档案转移纠纷可按民事侵权理论处理。

    档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。用人单位无论是作为或者是不作为、无论是故意、或者是过失,只要是存在档案迟延转移或者丢失等情况,均构成对劳动者合法权益的损害,应承担赔偿责任。
   
    档案转移纠纷案件的处理思路
   
    目前,法院受理的档案转移纠纷案件日益增多,各法院处理也很不一致,有的法院认为其不属于劳动争议案件而驳回原告的起诉;有的法院认为属于劳动争议案件,而对于如何处理又感到困难。

    笔者认为,档案迟延转移与丢失,应按劳动争议案件处理。用人单位对于劳动者合法权益的损害,应承担侵权民事责任。侵权民事责任的承担方式有多种,包括停止侵害;排除妨碍;消除危险;返还财产;恢复原状;修理、重作、更换;赔偿损失;支付违约金;消除影响、恢复名誉;赔礼道歉。笔者认为档案转移纠纷案件用人单位承担的侵权民事责任方式主要有两种,一是恢复原状,二是赔偿损失。

    档案迟延转移或者丢失对于职工造成的损害,大致包括以下两个方面:

    1.再就业损失

    目前,如果因为用人单位不给职工转档案,造成了劳动者已经找好的单位无法接收、职称无法评比等后果,劳动者提出让原用人单位按照新单位月工资标准赔偿等是很难获赔的。因为,按照我国的法律规定,赔偿与否需要看是否造成了“必然”的直接损失。而这种情况,由于很难断定是否是“必然”造成的损失,法院一般对当事人提出的按新单位月工资标准水平进行赔偿的请求不予支持。但如果能够确定当事人确实因单位不给转档造成已经找好的单位无法接收,或者因档案丢失、迟延转档致使当事人无法再就业的,法院应适当考虑当事人的再就业损失。

    2.各项社会保险损失

    根据《北京市失业保险规定》第15条和31规定:“用人单位在与职工终止、解除劳动或工作关系之日起7日内,应将失业人员的名单报职工户口所在区社会保险经办机构备案,自终止、解除劳动或工作关系之日起20日内,持缴纳失业保险的有关材料将职工的档案转移到职工户口所在地区社会保险经办机构。”“用人单位不按规定缴纳失业保险费或不按规定及时为失业人员转移档案关系,致使失业人员不能享受失业保险待遇或影响其再就业的,用人单位应当赔偿由此给失业人员造成的损失。”

    因此,如果是北京的用人单位迟延转移或者丢失职工档案,让用人单位赔偿是有理有据的。

    档案转移纠纷主要包括两种类型:一是迟延转档,二是档案丢失。

    1992年6月9日劳动部与国家档案局发布的《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定:“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门,职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。”

    根据该规定,企业有义务在双方劳动合同解除或终止之日起一个月内将职工档案转移,否则就应承担迟延转档的民事责任。

    笔者认为,对于迟延转档案件,首先应判决企业及时转档。其次,应判决企业支付职工自其侵权之日起至实际转档之日止的基本生活费。再次,应判决企业为职工补缴自其侵权之日起至实际转档之日止的各项社会保险。

    对于档案丢失案件,笔者认为,如果能够补办职工档案,应首先判决企业为职工补办档案。其次,应判决企业支付职工自其侵权之日起至实际转档之日止的基本生活费。再次,应判决企业为职工补缴自其侵权之日起至实际转档之日止的各项社会保险。

    如果因客观原因无法补办职工档案,则会造成职工因无法再就业而失去生活来源,达到退休年龄后无法领取养老保险金也无法补缴各项社会保险,故应判决企业支付职工自侵权之日起至职工死亡之日止的生活费。因职工死亡之日是无法确定的,可按有关部门公布的平均寿命年限予以确定。
   
    档案转移纠纷的时效问题
   
    根据我国《劳动法》及相关法规的规定,当事人应当在知道或应当知道其权利被侵害之日起60日内申请劳动仲裁,否则,将因为超过诉讼时效而被仲裁机构裁定驳回。在转档争议中,“当事人知道或应当知道其权利被侵害之日”,应是当事人知道或者应当知道档案应转移而未转移之日。

    职工档案应在劳动合同关系终止或解除事实发生之日起一个月内办理转移手续,逾期仍未办理,即可视为“权利被侵害”事实已经发生,因此从理论上讲,转档争议申诉时效应从劳动合同终止或解除一个月后的次日开始起算。

    就劳动合同解除与职工档案转移的关系而言,通常不存在转档权利受损害不知道或不应知道的问题,从维护社会劳动用工秩序的稳定及国家档案管理制度的严肃性出发,即便确实存在不能归咎于当事人的导致申诉时效逾期的情况,对申诉时效期间的规定及适用也应作严格的控制。

    劳动法规定劳动争议当事人应当在争议发生之日起60日内向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。司法实践中一般将因不可抗力和有正当理由超过60天,作为仍然可以受理的事由。对“不可抗力”可以按《民法通则》的规定去理解,但对何为“正当理由”,最高法院的司法解释、劳动和社会保障部的有关规定都没有作过具体界定。

    在实践中,上海市高级法院的做法值得借鉴。该法院的做法既考虑了诉讼时效中断的规定,也考虑了我国的实际情况。根据《劳动法》和《工会法》的规定,工会和企业劳动争议调解委员会有维护劳动者权益的相应职责,可调解双方纠纷。

    而且由工会和企业劳动争议调解委员会调解,也是化解矛盾的一个重要渠道,将此因素作为“正当理由”能被普遍接受。将劳动者患重大疾病作为“正当理由”,也较符合人之常情。

    在实践中,有的当事人在发生争议后去上级部门、信访部门、纪检部门等党政部门反映情况,然后才向劳动争议仲裁机构申请劳动仲裁,这时往往已超过60天期限。对此种情形是否作为“正当理由”,我们认为,在法律已有规定的情况下,“正当理由”应从严掌握,不宜过宽,否则等于鼓励当事人不依法解决争议。

    目前,“正当理由”可掌握在因工会、劳动争议调解委员会调解及本人患重大疾病等情形。实践中可要求当事人提供曾向有关部门反映情况或主张权利的证据。但上述事由消失后,当事人仍应在60天内主张权利。

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